SOFA-Talk / Vor- und Nachteile eines Proxy-PO

Markus Stroh - 17.6.2019

Ich möchte Euch wieder Impressionen aus unserem ARITHNEA-internen Austauschformat, dem SOFA-Talk, liefern. Das Scrum Open Forum ARITHNEA hat sich erneut in breiter Kollegen-Runde getroffen und sich im freien Austausch zu agilen Themen beschäftigt. Mit ausreichend Video- und Audioequipment gingen wir dieses Mal an gleich zwei Standorten parallel live und vernetzten uns zu einem sehr interessanten, wie auch kontroversen Thema: dem Proxy-PO. Glücklicherweise konnten wir uns zum Austausch wieder einige Kollegen auf die Sofas holen und wurden durch intensive Anregungen aus dem Publikum ergänzt. Wie gewohnt ging es bei uns los mit einem Blick in den Scrum Guide.

Aufgabengebiete des Product Owners

  • Übersicht, Transparenz und Formulierung des Product Backlogs (auch delegativ möglich)
  • Optimierung des Products (Value Maximizing)

Dabei soll der Product Owner nicht durch ein Komitee repräsentiert werden und bleibt auch bei Delegation seiner Aufgabengebiete immer voll verantwortlich. In unserem Scrum Whitepaper haben wir für uns ein paar zusätzliche Punkte und Wesenszüge notiert, die wir in unserem Projektumfeld als notwendig erachten. Dazu gehören vor allem Budget- und Entscheidungsbefugnisse, damit klare Aussagen und Verbindlichkeiten gegeben sind. Hier ein Auszug aus unserem Whitepaper:

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Mit Fakten und Ideen angeregt ging es in die offene Diskussionsrunde.

First things first – Warum braucht es Proxy-POs?

Zunächst stand die Frage im Raum, warum wir überhaupt Proxy-POs benötigen. Wieso sich mit Modellen beschäftigen, die auf den ersten Blick nur unterperformen können im Vergleich zu einer vollwertigen Lösung. Schnell wurde klar, dass es oftmals an den notwendigen Kompetenzen fehlt oder die Kompetenzen zwar zu Verfügung stehen, jedoch zeitlich so unter Druck geraten, dass sie die intensiven Kommunikationspfade im Scrum-Alltag nicht bedienen können. Viele Entscheidungsträger und Kernkompetenzen sind in Firmen bereits so unter zeitlichem Druck, dass die enge Abstimmung nicht nur zu einer Herausforderung, sondern zu einem Problem wird. An diesem Punkt wird oftmals der Wunsch lauter, den Dienstleister mehr einzubeziehen. Teilweise geht man soweit, dass man es sogar vollständig in der Verantwortung des Dienstleisters sieht, diese Wege zu besetzen. Zurecht?

Vertane Chancen oder nur der Weg ins Mittelmaß?

Die Diskussionsrunde reagierte hier sehr schnell gespalten und viele der Argumente kollidierten direkt mit den Informationen, die wir zu Beginn des Artikels kurz angeteasert hatten. Ein Dienstleister kann selbst mit einem exzellenten Setup selten so gut performen, wie ein Product Owner der aus den eigenen Reihen kommt. Jedes Geschäftsfeld ist individuell, hat Besonderheiten, ist historisch gewachsen und komplex. Sicherlich kann man sich hier einarbeiten, aber die Kompetenzen von langjährigen Firmenzugehörigen wird man damit nicht erreichen können. Bereits hier muss klar sein, dass man sich mit einem Proxy-PO immer auf einen Kompromiss einlässt. Ein Proxy kann niemals die Budgetverantwortung übernehmen und er kann auch selten ohne weitere Kundenhilfe agieren.

Deutlicher Minus-Punkt für den Proxy

Ein Dienstleister-PO kann dafür möglicherweise in technischen Aspekten eine leitende Rolle einnehmen und besser die Sicht von Entwicklern vertreten. Eventuell auch vorzeitig den Finger in die Wunde legen und am Anfang der Anforderungskette direkter hinterfragen. Ob ein externer PO hier vielleicht sogar bessere Ergebnisse erzielen kann, weil er sich nicht hinter internen Strukturen verstecken muss ist ein kontroverser Aspekt. Dieser wird jedoch abgeschwächt, da jeder Dienstleister nur bis zu einem bestimmten Punkt Druck aufbauen und transportieren kann, ohne sein eigenes Geschäft aufs Spiel zu setzen.

Chance für den Proxy, möglicherweise nur ein Unentschieden

Was passiert nun, wenn man eine harte Linie fährt und keinen Proxy stellt. Oftmals kommen Projekte vielleicht gar nicht zu Stande, werden doch auf klassischen Prozesswegen entwickelt oder an jemand anderen vergeben, der diese Modelle zu Verfügung stellt. Geschäftlich betrachtet entsteht dementsprechend eine Lücke, die zwangsweise gefüllt werden muss. Oft wird vergessen, dass Scrum ein Lernprozess ist. Wir alle sind irgendwann das erste Mal auf ein Fahrrad gestiegen und hätte uns niemand festgehalten, dann hätten wir es vielleicht nie gelernt. Deshalb ist das Thema agile Reife hier ein essentieller Wesenspunkt.

Agile Reife als ausschlaggebender Faktor

Man kann versuchen die notwendigen Positionen vor Projektbeginn aufzubauen und zu schulen. Eine Vorgehensweise die grundlegend immer zu bevorzugen ist und bedingt, dass man sich frühzeitig aufeinander einlässt. Die Realität lässt dies vielleicht oft nicht zu und hier kann ein Proxy als Lotse dienlich sein. Er kann einerseits Arbeitslast vom Kunden nehmen und gleichzeitig versuchen neue Wege aufzudecken, um dem Kunden seine Arbeit zu erleichtern. Ein guter Scrum Master sollte diese Vorgehensweise pro-aktiv begleiten und unterstützen. Das Ziel muss dabei immer sein, dass der Kunde mit Blick auf die Zukunft und seine Unabhängigkeit einen persönlichen Entwicklungsprozess eingeht. Während der Proxy am Anfang Arbeit abnimmt und schult, entfernt er sich mit steigender Projektdauer mehr und mehr aus dem Rampenlicht und gibt seine Aufgaben ab. Am Ende des Weges verschwindet er im Optimalfall wieder aus dem Projekt und man hat den Zustand erreicht, den man sich bereits zu Beginn gewünscht hätte.

Plus-Punkt für Proxy und Kunden

 

Zusammenfassung und Fazit

In ein paar wenigen Punkten sieht man recht deutlich, dass das Themengebiet umfangreich ist und selten eindeutig beantwortet werden kann. Für die agile Reife eines Kunden und die Professionalität eines Projektes ist es wichtig, dass er auf eigenen Beinen stehen kann. Nur dann verantwortet er seine Vision und steht auch hinter den Entscheidungen. Dann gibt es im Fall der Fälle auch keine Unstimmigkeiten darüber, wer die Individualentscheidungen getroffen hat.

Der Proxy PO wird nur in den seltensten Fällen autark agieren können und anteilig auf Ansprechpartner aus dem Firmenkreis angewiesen sein. Wenn in der Umsetzung dann Missverständnisse entstehen, Rückfragen gestellt werden müssen oder falsche Features bereitgestellt werden, dann rechnet sich ein Proxy PO womöglich schnell nicht mehr.

Dennoch bietet der Proxy PO Chancen für Dienstleister und Kunden. Er kann Bindung aufbauen und sukzessive Know-how Lücken schließen. Nutzt man ihn mehr als temporären Begleiter und Sparringspartner, mit dem Blick auf finale Eigenständigkeit, so gewinnt man das Beste aus beiden Welten. Der Kunde wird entlastet und unterstützt, der Dienstleister bekommt die Brücken, die er für eine professionelle Umsetzung benötigt.

Tags: Agile Business - Beratung & Strategie - Inside-ARITHNEA

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