SOFA-Talk / "The Definition of Done" in Scrum

Markus Stroh - 02.10.2019

Heute reisen wir in der Zeit zurück und arbeiten ein Thema auf, das wir in unserem allerersten SOFA-Talk besprochen haben. Wer es noch nicht kennt: das Scrum Open Forum ARITHNEA tagt alle ein bis zwei Monate, auf zwei roten Sofas und ist eine offene Diskussionsrunde für alle Kollegen, die Interesse am jeweiligen agilen Themengebiet haben. Dabei wird in einem Talkshow-Format miteinander geredet, diskutiert – gerne auch kontrovers - und Unklarheiten aus dem Weg geräumt. Tatsächlich gab es diese Premiere am 19.01.2018.  

Das Thema: "Bedeutung der Definition of Done / of Ready für den Kunden und die Entwickler"

Die Thematik ist stets aktuell und beschäftigt uns im Projektalltag. Ein Grund mehr die Erkenntnisse noch einmal zu beleuchten und sie allen zu Verfügung zu stellen. 

Im Themenlead des ersten SOFA-Talks (Scrum Open Forum ARITHNEA) waren Volker Bogacki (Projektleiter und Vertreter der Scrum Initiative), Martin Schröder (Head of PMO, Vertreter der Scrum Initiative), Ingo Ax (Geschäftsführer der Niederlassung Neubiberg) und Markus Stroh (Scrum Master, Vertreter der Scrum Initiative und Gründer des SOFA-Talks). 

Der Scrum Guide und Wir 

Wie schon damals üblich, starteten wir mit einem Blick in den Scrum Guide und konnten feststellen, dass zunächst nur die Definition of Done (kurz: DoD) Bestandteil des Guides ist. Die Definition of Ready (kurz: DoR) wird nicht erwähnt, läuft uns in der Realität dennoch öfter über den Weg. Tatsächlich kam die Diskussion in unserer Runde schnell in Fahrt und es wurde deutlich, dass viele Teams eine DoD sowie eine DoR in ihrem Projektalltag nutzen. Dabei wird eine DoR häufig verwendet, um zu klassifizieren, dass eine Anforderung - bei uns meist User Story – bereit zur Einplanung und Abarbeitung im Sprint ist. Die DoD wird dabei eingesetzt, um sicherzustellen, dass wir einen qualifizierten und immer gleichen Mindestumfang an Softwarequalität abliefern. Beide Ansätze haben entsprechend einen sehr spezifischen Nutzen und liefern neben Transparenz vor allem auch Qualität.  

Diesen Anwendungszweck bestätigt uns auch noch einmal der Scrum Guide: When a Product Backlog item or an Increment is described asDone”, everyone must understand whatDonemeans. Although this may vary significantly per Scrum Team, members must have a shared understanding of what it means for work to be complete, to ensure transparency. This is the definition of “Done” for the Scrum Team and is used to assess when work is complete on the product Increment.“ 

Definition of Done und Definition of Ready als integrale Quality Gates 

Wie wir im letzten Abschnitt bereits angerissen haben sorgen DoD und DoR für Transparenz und Qualität, aber wie genau machen sie das eigentlich? Grundsätzlich legen beide Vereinbarungen fest, was in einem bestimmten Arbeitsteil, Arbeitsabschnitt oder Anforderungstyp erledigt werden muss, bevor es einen definierten Zustand erreicht. In unserem Fall: es ist bereit oder es ist erledigt. 

Bei ARITHNEA bedeutet das beispielsweise, dass eine User Story, die keinen beschreibenden Text, keine gültigen Akzeptanzkriterien und keine Schätzung enthält, gar nicht erst zur Sprintplanung zugelassen wird. Es ist an dieser Stelle also ein klares Quality Gate und stellt auch die gegenseitige Erwartungshaltung an eine Anforderung fest. Ähnlich verhält es sich mit der Definition of Done. Es wird festgelegt, was eine Anforderung enthalten muss, wenn sie am Ende des Sprints an den Product Owner übergeben wird. Darunter fällt grundsätzlich, dass sie Shippable bzw. Releasable sein muss. Feingranular kommt bei uns noch dazu, dass eine gewisse Code-Coverage gegeben sein muss, dass alle Reviews abgeschlossen sind und weitere Vereinbarungen, die jedes Entwicklungsteam individuell festlegen und im Laufe eines Projekts erweitern soll.  

Denn es gilt: die Definition of Done ist ein lebendes Dokument! Wächst das Know-How im Entwicklungsteam, dann soll sich das auch in stärkeren Gütekriterien widerspiegeln und damit von Innen heraus für kontinuierliches qualitatives Wachstum sorgen.  

Der Scrum Guide sagt hier: As Scrum Teams mature, it is expected that their definitions of ‘Done’ will expand to include more stringent criteria for higher quality. 

In den skizzierten Beispielen ist die DoR damit ein Quality Gate für das Entwicklungsteam, während die DoD vorrangig ein Quality Gate für den Product Owner ist. Letztlich profitieren viele Personen von solchen Vereinbarungen. Vergessen wir nicht die Kollegen aus dem Quality Management, die möglicherweise schon frühzeitig Test Cases aus Akzeptanzkriterien ableiten wollen. Ein Rollout Manager, der gerne hätte, dass nicht nur das aktuelle Sprintinkrement funktioniert, sondern, dass es auch mit allen zuvor funktional ist. Sie unterstützt den Product Owner bei der Sprintplanung, weil er sieht, welche Stories abgestimmt und verstanden worden sind. Viele weitere Projektkollegen fehlen in dieser Kette, sind aber gleichermaßen davon betroffen. 

Wir sehen also deutlich: die Definition of Done und Definition of Ready haben ihre Daseinsberechtigungen und sind essentiell verankert in den Grundgedanken von Scrum. 

Hier noch eines von vielen Beispielen aus einer sehr spezifischen Definition of Done: 

sofa-talk-definition-of-done_tabelle1

 Abbildung 1: Quelle: ARITHNEA 

 

Der Alltag und mein innerer Schweinehund 

Wir alle haben im Alltag jede Menge Aufgabenbereiche, mit denen wir betraut sind und die Anforderungen an uns stellen. Definitionen in irgendwelchen Wikis bleiben dabei oftmals auf der Strecke, verschwinden aus dem Unterbewusstsein und werden so auch nie zu einem Automatismus. Deshalb ist es wichtig, dass wir diese Artefakte visuell sichtbar machen und im Optimalfall immer mal wieder zur Hand nehmen, besprechen und ggfs. überarbeiten. 

Unsere Diskussionsrunde kam hier auch zu einigen Vorschlägen, die ich gerne mit den Lesern teilen möchte: 

  • DoD / DoR ausdrucken und neben das Sprint Whiteboard kleben 
  • DoD / DoR ausdrucken und an den Monitor kleben 
  • DoD / DoR als digitale Tickettemplates hinterlegen, beispielsweise in JIRA

Nachdem wir jetzt kontinuierlich mit den Details konfrontiert werden, sollten die festgelegten Vereinbarungen nach und nach in Fleisch und Blut übergehen. Bleibt noch der Punkt der kontinuierlichen Verbesserung!  

Wie es der Zufall so will, gibt es dazu einen optimalen und prädestinierten Platz dafür, nämlich die Sprint Retrospektive. Genauso gilt auch der Publikumseinwurf „man kann sie ja eigentlich immer verbessern!“. Stimmt so auch. Da wir Menschen uns mit gewohnten Zyklen leichter tun und bei tiefgreifenden Changes dann nicht im laufenden Betrieb aus der Bahn geworfen werden wollen, hilft eine Betrachtung in der Retrospektive. Das frischt den Stand dazu auf. Eventuell sind Dinge auch nicht mehr notwendig, weil sie mittlerweile für alle klar sind oder es sollen neue Aspekte aufgenommen werden, weil sich der Kenntnisstand oder das Projektumfeld mittlerweile verändert hat. Zur Not genügt ein kurzes Abnicken und man hat sich zumindest mit der Thematik befasst. 

 

Die Definition of Done ist fester Bestandteil des Scrum Guides und damit von Scrum. Die Definition of Ready ist eine alternative Vereinbarung, die man nutzen kann, um Transparenz und Erwartungshaltungen im Projekt noch weiter zu spezifizieren. Oft kann man auch Punkte aus einer DoR so umformulieren, dass sie in einer DoD aufgenommen werden können. Das vermeidet mehrere Dokumente. Weiterhin bleibt es vollständig offen worauf wir die jeweiligen Vereinbarungen beziehen. Scrum bezieht es auf das Sprintinkrement. Kanban bezieht es auf einzelne Arbeitsschritte. Genauso kann man es auch auf Tickettypen zuschneiden, also Bugs, Stories und Tasks unterschiedlich vereinbaren. Wir selbst entscheiden über den Einsatz und die Granularität. 

 

Take-away

Die Anwendung ist simpel, bringt Sicherheit und Qualität, erfordert aber Kontinuität und Disziplin. Das Ergebnis ist ein verbessertes Verständnis, eine reibungslosere Zusammenarbeit durch klare Erwartungshaltung und ein festintegriertes Quality Gate. Dementsprechend ist es auch niemals zu spät mit einer DoD oder DoR loszulegen. 

In diesem Sinne: Keep calm and scrum on! 

Tags: Agile Business - Inside-ARITHNEA

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